Güncel
Yükleniyor...
Ofiste Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirmenin Yolları

Ofiste Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirmenin Yolları

Çoğu büro çalışanına bir vakit sonradan yaptıkları birçok işi bıktırıcı ve geveze görünür. Bunun yanına şirketin başarısı için daha artı müşteri adayı bulmak ve şirketi taze tutan yeni fikirler düşünmek gerekir. Bunun içinde bu kesintisiz tekrarlayan görevlerine harcadıkları zaman ve emeklerini boşuna çıkartılması şarttır. Dolayısıyla yönetim, faturalama ve İK görevleri için zamanın nafile harcanmasının önüne …

Çoğu büro çalışanına bir zaman sonra yaptıkları çoğu işi can sıkıcı ve düşüncesiz görünür. Bunun yanında şirketin başarısı için daha artı alıcı adayı bulmak ve şirketi taze tutan yeni görüşler göz önünde bulundurmak gerekir. Bunun içinde bu aralıksız tekrarlayan görevlerine harcadıkları vakit ve emeklerini boşa çıkartılması şarttır. Dolayısıyla yönetim, faturalama ve İK görevleri için zamanın boş yere harcanmasının önüne geçilmelidir. Bu şahane dijital çağda, büro otomasyonu gitmenin yoludur, bu nedenle bu zaman herif görevlerden kurtulabilir, işin başarılı olması için daha kayda değer yönlere odaklanılabilir. Otomatikleştirilebilen ofis görevleri, şu şekilde sıralanabilir;
Müşterilerin bilgilerini toplama ve düzenleme
Otomasyon, müşterileri veya potansiyel müşterileri web sitesi formları aracılığıyla bilgilerini kendilerinin girmesini sağlar. Bu bilgiler sonra otomatik olarak pat diye fazla bölüm göre erişilebilen bir data tabanına yüklenir. Otomasyon süreci, müşterilerin çeşitli tercihlerini sunmalarına müsade vererek bölümlere ayırmaya muavin olacak şekilde yapılandırabilir. Bu şekilde, müşteriler yalnızca kendileri için geçerli olan yazışmaları alacak, bu da pazarlama çabalarını ve sonuçlarını iyileştirecektir. Otomasyon olmadan, verileri sisteme manuel olarak girmeden önce her şeyi elle yazılması düzenlenmesi, bölümlere ayrılması ve güncellemesi gerekir.

Yıllık Hatırlatıcıları

Ofiste Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirmenin YollarıBüro otomasyon yazılımı, programları, randevu rezervasyonlarını ve hatırlatıcıları koordine etmek için gereken süreyi önemli ölçüde azaltır. Yıllık karşılaştırmalarını ve telefon etiketi çalarken veya kullanılabilirlikten ödün devretmek için e-posta gönderirken çalan bir müzik ayarlanabilir. Bununla bağlantılı olarak, bir satış görüşmesinden sonra bir teşekkür notu veya peşine düşüp takip mesajı gönderme otomasyon yazılımının ile yapılabilir. Bu, ayarlanmalar yapılarak ofiste kesintisiz yapılması gereken bu meslek otomatikleştirilebilir ve zamandan tasarruf edilebilir. ve bir anlaşma yapılmalıdır. Böylelikle sistemden, belirlenmiş bir zamanda karşılık gelmesi gereken herhangi bir hatırlatıcı veya mesaj göndermesini istediğinde, geri kalan yük omuzlardan kalkmış olur.

Otomatik İmzalar

Bir anlaşma veya anlaşma belgesinin imzalanması için ne gerektiğini düşünülmelidir. Taslağı hazırlar, postayla gönderir, imzalanmasını ümit eder ve sonra postayla geri gönderilmesini beklenir. Bu önceki dönem çalışma modeli günümüzde çok gerilerde kaldır. Docusign gibi programlarla evrak işlerini otomatikleştirebilir, böylece imzanın kendisi bile dijital olarak yapılır. Belgenin iade edilmesi için gereken süreyi kısaltmak için imzalayan kişiye otomatik olarak bir takvim hatırlatıcısı da oluşturulabilir. İnsanlar hem dijital formları e-posta yoluyla imzalayıp iade etmeye, onları normal postaya koymaktan daha meyillidir.

Finans

Ofiste Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirmenin YollarıOtomasyonun bu kısmı zorlaşır, çünkü özellikle parayla uğraşma söz konusu olduğunda sistemin yüksek düzeyde güvenli olmasını karşılamak istenir. Geçmişte fiyat teklifleri belirlemek ve faturalama yapmak çok vakit ve emek gerektiriyordu. Ödemeyi almak için umma süresi de daha cabası. Ofis otomasyonu, daha verimli iş akışı ve daha pozitif nakit akışı karşılayan dijital hatırlatıcılar, yinelenen faturalar ve otomatik ödeme tarihleriyle eksiksiz fiyat teklifleri ve faturalar oluşturur. Sadece alacak hesaplarını otomatikleştirmekle kalmaz, aynı zamanda borçlu hesapları da otomatikleştirmek gerekir. El yazısı çekleri ve kredi kartı ödemeleri bundan böyle çok gerilerde kaldı. Otomatik fatura ödemesi vakit kazandırır ve tekrar tekrar zamanında ödeme yapılmasını sağlayan bir plan- oluşturulmasına olanak tanır.

Yeni Çalışanları İşe olmak

Yeni işe alım taraması ve işe egzersiz, manuel olarak doldurulması ve işlenmesi gereken çok artı sayıda formla (birçok aynı bilgileri istiyor) genel olarak daha artı zaman bölge görevlerden biridir. Yeni çalışanları işe olmak da zamana duyarlıdır ve şirket genişliyorsa, yeni üyelerin yardımını beklerken başlangıç tarihlerini geciktirebilir ve şirketin verimliliğini etkileyebilir. Otomasyon, her başvuruyu okuyarak ya da devam ettirerek ve uygun olmayan adayları ortadan kaldırarak potansiyel adayların ön taraması için gereken süreyi azaltabilir.
Yeni işe alımlar başladığında, otomasyon yazılımı gerekli tüm formlar baştan başa temel bilgilerini dijital olarak doldurur. Bu, İK’nın, çalışanları etkileyen daha kritik konulardan bazılarına odaklanmanın yanı sıra motivasyon ve elde tutma ile ilgili politikalar üzerinde önceliklerini belirlemesine ihtimal tanır.

Toplantı Düzenleme

Toplantılar çok büyük zaman kaybı olabilir. On dakikalık bir toplantıyı bir saat süren bir toplantıya dönüştüren bir teğet üzerine gitmek fazla da sürmez. Bunun olmasını nasıl önleyeceğime dair otomatikleştirme yapılabilir. Programları koordine etmek büyük bir zorluk olabilir. Takvim senkronizasyonu kullanılarak tamamlandığında, bu güçlük ortadan kalkar. Süreç seri ve sorunsuzdur. Rezervasyondan iptal etmeye, toplantıları her yerde planlamaya kadar her şey hemen yapılabilir. Herhangi bir değişiklik meydana gelir gelmez herkes bilgilendirilir. İK yazılımınız Akıllı Davetler kullanıyorsa, harici katılımcılar bile herhangi bir değişiklikten haberdar edilebilir.
Hatta yazılım, rezerve edilebilir odaların ve kaynakların gerekli toplantı için ayrılması için kurulabilir ve ihtiyaç duyulan ekipmanın kullanılabilirliği civarda toplantılar düzenleyebilir.

Toplantı Hatırlatıcıları Gönderme

Bir toplantı haftalar hatta aylar önceden rezerve edildiğinde, onu unutmak kolaydır. Bu yüzden takvime randevu eklemek çok önemlidir. Çift rezervasyonları önler ve tüm randevuları tek bir yerde toplanacağı anlamına kazanç. Toplantı anımsatıcılarını ayarlamak, trafik olduğunda bile geç kalınmayacağı demektir. Apple Yıllık gibi takvim hizmetleri, size bildirim bırakma zamanı gönderirken trafiği etkileyebilir.

Rezervasyon İptali

Ofiste Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirmenin YollarıCümbür Cemaat anlamsız zamanı sever. Rezervasyon, sorunsuz bir işlem olmalıdır. Hem izinleri olan personelin meslek arkadaşlarına büro haricen olduklarında bildirimde bulunmaları da basit olmalıdır. Dengeleme yönetim yazılımı karşılığını zamanı çalışanların takvimlerine kapalı çapraz referans ve ne vakit yöneticilerin izin verir. Bu, onların daha bilinçli kararlar almalarına muavin olur ve gereklilik duyulması halinde daima etrafta birinin olmasını sağlar.

Malzeme Listesi

Şirketlerde mürekkep kartuşlarından minik kırtasiye malzemelerine kadar çoğu donanım kullanılmaktadır: Çağdaş teknoloji ile zorunlu malzemelerin saptama edilmesi ve siparişlerinin verilmesi artık fazla daha kolay. Yazıcılar, tedarikçilere bağlanabilir ve mürekkep ya da toner sona ermek üzereyken otomatik olarak yeni teçhizat sipariş edebilir. Kalemler ve defterler gibi diğer sarf malzemeleri, büro çevresinde tekrar tekrar yedeklerinin bulunması için abonelik olarak ayarlanabilir.
Günümüz büro çalışanları büro otomasyonunun olduğu bir zamanda yaşadıkları için fazla şanslılar. Bu teknolojiyi hor görmek kolaydır, fakat hayatı ne kadar kolaylaştırdığını göz önünde bulundurmak önemini anlamada yeterlidir. Minik işletmenin bir ya da daha pozitif çalışanı olması ayrım etmez, otomasyon süreci oyunun kurallarını değiştirir. Otomasyon programlarını vakit kazandırmak için fazla sayıda meslek görevini otomatikleştirerek, otomasyon verimlilik yaratır, para tasarrufu sağlar, çalışanların daha engebeli görevlerle becerilerini geliştirmelerine tezgâhtar olur, stresi azaltır ve üretimi artırır.

Litaratür:
https://www.cronofy.com/blog/automate-office-tasks/
https://memory.ai/timely-blog/how-to-automate-unproductive-work

Yazar: Özlem Güvenç Ağaoğlu

Merhaba, ben Emirhan. Günlük hayatınızda işinize yarayacak her türlü bilgiye ulaşmanız için vakit buldukça paylaşımlar yapıyorum. Umarım sizlere bir faydam dokunmuştur.

0 Yorumlar: